Tietosuoja- ja rekisteriseloste
Tämä on Tampereen Arviointi- ja Toimitilapalvelu Oy LKV:n tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.
REKISTERINPITÄJÄ
Tampereen Arviointi- ja Toimitilapalvelu Oy LKV
Hallituskatu 25 A,
33200 Tampere
Y-tunnus 0698283-4
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Esko Koskinen
Toimitusjohtaja, KTM
Puhelin 0400 622 727
esko.koskinen(a)kolite.fi
postiosoite: kuten yllä
REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ
Tampereen Arviointi- ja Toimitilapalvelu Oy LKV:n asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”).
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
Yleistä
Asiakasrekisterimme sisältämien henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita henkilötiedon käsittelyä koskevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön.
MIHIN TARKOITUKSEEN HENKILÖTIETOJA KERÄTÄÄN?
Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde
Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan kanssa, toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja) kanssa tai sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.
Rekisterinpitäjä voi myös kerätä tietoja esimerkiksi esittelytilaisuuksissa läsnä olevilta henkilöiltä mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai asiakassuhteen perustamiseksi ja palvelujen tarjoamiseksi, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi tai paljastamiseksi, rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi ja selvittämiseksi.
Kiinteistönvälitysliikkeitä koskevassa lainsäädännössä edellytetään kohdassa ”Mitä tietoja kerätään” mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää yllä toimeksiantopäiväkirjaa, johon toimeksiantoihin liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tulee tallentaa.
Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen
Edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuvan rekisteröintioikeuden ylittyessä, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.
Jos asiakas ei anna palvelussa tarvittavia henkilötietoja, hänelle ei välttämättä voida tarjota haluamaansa palvelua.
Tietojen käyttötarkoitus
Asiakasrekisterin tietoja voidaan käyttää mm. seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteiden hoitaminen
- Laskutus ja perintä
- Palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja toimeksiantajan oikeuksien ja omaisuuden turvaaminen
- Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen
- Palveluiden tarjoaminen
- Viestintä ja markkinointi
- Muut vastaavat käyttötarkoitukset.
MITÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?
Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä voidaan käsitellä mm. seuraavia tietoja:
- Asiakkaan perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, osoite, kieli
- Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
- Asiakkaan yritystunnus
- Asiakkaalle tarjotut palvelut
- Tarjouksen ja sen hyväksymisen ajankohta ja tiedot
- Tiedot kohteesta, välityspalkkio, myyjätiedot, muut vastaavat tiedot
- Lupatiedot ja kiellot (esim. markkinointilupa tai -kielto)
- Muut Asiakkaan antamat tiedot
- Mahdolliset reklamaatiot sekä niiden käsittelytiedot
- Luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot maksukyvyn arviointia varten
- Muut tapahtumatiedot.
KAUANKO TIETOJA SÄILYTETÄÄN?
Asiakasrekistereiden sisältämät henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden ja asiakassuhteen hoitamisen vuoksi.
Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien sisältämät henkilötiedot viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Jos henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut vain Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään toimeksiantoon liittyvien tapahtumien ja asiakirjojen laatimisen yhteydessä sekä rekisterinpitäjän palveluita käytettäessä sekä esim. kohde-esittelyissä.
Tietoja voidaan myös kerätä ja päivittää esim. isännöitsijätoimistoista, viranomaisrekistereistä ja luottotietorekistereistä.
Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan viranomaisilta tai muista lähteistä.
TIETOJEN LUOVUTUS
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi esim. viranomaisille, isännöitsijälle ja osapuolten pankeille.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista.
Kohteen tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto ry:lle, tallennevaksi kiinteistönvälittäjien käyttämään hintaseurantapalveluun.
REKISTERIN SÄILYTYS
Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on tarpeen työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan.
ASIAKKAAN OIKEUDET
Tarkastus, kielto- ja korjausoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa Asiakasrekisteriin tallennetut häntä koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti, omakätisesti allekirjoitetussa muodossa. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös rekisterinpitäjän luona henkilökohtaisesti. Pyynnön esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä.
Asiakkaalla ei kuitenkaan ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja.
Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.
Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen
Asiakkaalla on oikeus vastustaa ja rajoittaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä suoramarkkinointia, mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuihin tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus peruutettavissa ilmoittamalla rekisterinpitäjälle. Pyynnön perusteella poistetaan ne tiedot, joita ei ole säilytettävä lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.
Erimielisyydet
Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, mikäli rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.
TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITYS
Rekisterinpitäjä voi tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toiminnan tai tietosuojaperiaatteiden muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun päivitetty tietosuojaseloste on julkaistu.
EVÄSTEET
Tampereen Arviointi- ja Toimitilapalvelu Oy LKV:n internetsivuilla ei käytetä evästeitä.